1. Tahap Awal
Tahap stock opname awal dilakukan jauh sebelum tanggal penting atau satu minggu sebelum tanggal penting. Petugas gudang biasanya diharuskan menyediakan dua jenis stiker. Satunya untuk menandai stok yang telah dihitung dan satunya untuk menandai stok barang yang tidak dihitung dalam stok opname. Selanjutnya, staf gudang harus mengatur dan mengatur inventaris berdasarkan kode dan jenis produk agar proses inventarisiasi lebih mudah dan cepat. Inventarisasi barang harus menyediakan SKU berupa kode barang dan barcode yang sesuai dengan klasifikasinya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan perhitungan persediaan.
2. Tahap Persiapan
Tahap persiapan inventaris biasanya dilakukan di bisnis ritel sesaat sebelum hari H. Beberapa tindakan yang dilakukan antara lain memanggil tim terkait untuk menyiapkan kebutuhan inventaris. Selanjutnya memerintahkan petugas gudang untuk menyelesaikan pencatatan mutasi produk pada penutupan usaha H-1.Terakhir, kami menghentikan pemindahan barang dari tutupnya jam operasional gudang sampai periode stock opname.
3. Fase Inventarisasi
Pada fase yang paling penting ini, pihak berwenang harus memeriksa ulang apakah semua transaksi terkait stok dicatat di semua program. Semua data inventaris dari semua program diberikan kepada setiap perwakilan tim inventaris sebagai panduan. Harap dipastikan bahwa data tersebut tidak diketahui oleh pengelola gudang. Apabila inventarisasi dilakukan dalam usaha eceran, setiap item inventaris yang dihitung diberi label untuk menghindari penghitungan berulang.
Data inventaris yang direkam disalin ke dokumen inventaris Excel. Data ini mencakup berapa kali persediaan gudang dibandingkan dengan persediaan buku untuk menentukan apakah terdapat perbedaan. Selanjutnya, periksa kembali varian persediaan. Terakhir, data inventaris dikirim ke bagian akuntansi untuk direkonsiliasi data.
4. Periode Pelaksanaan Stock Opname
Pada toko retail jangka waktu pelaksanaan stock opname ditentukan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan. Inventarisasi pada umumnya dilakukan pada akhir tahun atau akhir bulan. Beberapa orang melakukan inventarisasi setiap triwulan atau triwulanan.
Namun, beberapa pengecer justru melakukan inventarisasi di awal bulan. Tujuannya untuk mengurangi risiko ketidaksesuaian antara persediaan dan pencatatan awal.